W mojej praktyce prawnej zauważam, że przedsiębiorcy często zakładają, iż „Oświadczenie o wyrażeniu zgody na użycie nazwy i logo klienta” ma nieograniczoną ważność. Takie podejście bywa jednak ryzykowne. Niektóre firmy w ogóle nie sprawdzają, czy zmieniające się przepisy prawne wpływają na aktualność udzielonej zgody. Tymczasem prawo własności intelektualnej oraz regulacje konsumenckie potrafią zmieniać się szybciej, niż mogłoby się wydawać.

Choć nikt nie oczekuje, że przedsiębiorca będzie sprawdzał podstawy prawne co tydzień, to jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa biznesu wskazane jest regularne weryfikowanie, czy ważność zgody na użycie logo klienta wciąż pozostaje aktualna. W przeciwnym razie może pojawić się ryzyko naruszenia przepisów o ochronie znaków towarowych lub praw autorskich, co prowadzi do niepotrzebnych sporów i kosztów sądowych.

Zachęcam więc do zbudowania wewnętrznego systemu kontroli. Wystarczy ustalić harmonogram i raz na kwartał lub pół roku przeanalizować, czy w otoczeniu prawnym nie zaszły istotne zmiany, a także czy zmieniły się warunki współpracy z klientami (np. nowy rodzaj promocji, zmiana zakresu działań marketingowych czy planowane kampanie na większą skalę).

Kiedy odnowić zgodę na wykorzystanie logo?

Kiedy zatem trzeba odnowić zgodę na wykorzystanie logo? Jeden z podstawowych czynników to wygaśnięcie umowy łączącej strony, która zawierała przedmiotową zgodę. Jeśli kończy się umowa, a chcą Państwo dalej posługiwać się nazwą i logo klienta w materiałach reklamowych, warto dysponować nowym oświadczeniem potwierdzającym taką zgodę. Podobnie w sytuacjach, gdy rozszerzany jest zakres wykorzystania znaku, np. zamiast użycia go wyłącznie na stronie internetowej, dochodzi do publikacji w kampaniach outdoorowych lub na dużych platformach handlowych.

W praktyce jednak nie zawsze trzeba podpisywać nowe oświadczenie przy każdej drobnej zmianie w działalności. Można przygotować dokument obejmujący szersze spektrum działań marketingowych, uwzględniający aktualizację oświadczenia o wyrażeniu zgody na użycie nazwy i logo klienta w razie wejścia w życie nowych przepisów. To właśnie klauzule aktualizacyjne w umowach marketingowych gwarantują, że w razie zmiany prawa w przyszłości, zgoda zostanie automatycznie przystosowana do nowego stanu prawnego – oczywiście w granicach rozsądku i wcześniejszych ustaleń z klientem.

Proponuję także zwracać uwagę na wszelkie oficjalne komunikaty bądź wytyczne organów nadzoru (jak Urząd Patentowy RP czy Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów). Nawet jeżeli nie wprowadzają one nowego prawa, potrafią znacząco zmienić interpretację istniejących przepisów, co wpływa bezpośrednio na praktyki w zakresie wykorzystania znaków towarowych.

Klauzule aktualizacyjne w umowach marketingowych

Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie do umów marketingowych klauzul pozwalających na elastyczne reagowanie w razie potrzeby. Zamiast zawierać nowe oświadczenie za każdym razem, gdy prawo ulegnie zmianie, można:

• zastrzec możliwość rewizji dokumentu w ustalonych odstępach czasu,
• zobowiązać strony do podpisania aneksu, jeśli pojawi się istotna zmiana w przepisach,
• ustalić, że brak sprzeciwu ze strony klienta w określonym terminie oznacza akceptację zaktualizowanych warunków.

Taka praktyka oszczędza czas i pieniądze, ponieważ wyklucza konieczność negocjowania zupełnie nowych umów przy każdej zmianie prawa. Klauzule aktualizacyjne w umowach marketingowych stanowią też czytelny komunikat, że dana firma poważnie podchodzi do zgodności z przepisami i chce zapewnić najwyższy poziom ochrony zarówno sobie, jak i swoim klientom.

Podsumowanie

Regularna aktualizacja oświadczeń dotyczących użycia logo powinna być stałym elementem polityki compliance każdej firmy. Szczególnie w branży informatycznej i internetowej, gdzie treści marketingowe szybko się zmieniają, zapewnienie aktualności zgody na wykorzystanie logo klienta pomaga uniknąć niepotrzebnych nieporozumień i kosztów. Zachęcam zatem do wypracowania praktyki, w której dokumenty dotyczące praw do użycia znaku towarowego są weryfikowane co najmniej dwa razy lub chociaż raz do roku albo przy każdej znaczącej zmianie okoliczności prawnych. W ten sposób wszyscy – zarówno Państwo, jak i klienci – będą mogli czuć się bezpiecznie i komfortowo w ramach zawartych umów.