Czy można używać samochodu służbowego prywatnie bez dodatkowych kosztów?

Wielu pracowników pyta, czy samochód służbowy można używać także do celów prywatnych. To zagadnienie wydaje się proste, ale w praktyce jest bardziej złożone. Wynika to zarówno z przepisów prawa podatkowego, jak i z ustaleń umownych.

Samochód służbowy jest mieniem pracodawcy. Korzystanie z niego poza celami służbowymi bez uzgodnienia może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych. Dlatego pierwszym krokiem zawsze powinno być sprawdzenie zapisów w umowie o pracę, regulaminie lub umowie powierzenia mienia.

Jeżeli dokumenty firmowe nie zawierają jasnych reguł, pracodawca powinien je doprecyzować. Brak polityki użytkowania aut powoduje ryzyko sporów i dodatkowych kosztów podatkowych.

Skutki podatkowe prywatnego użytku

Przepisy ustawy o PIT są jednoznaczne w tym zakresie. Art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje:
„Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń (…).”

Oznacza to, że każdy przejazd prywatny stanowi przychód ze stosunku pracy. Od 2015 r. wprowadzono ryczałtową formę rozliczenia. Wynosi on:

• 250 zł miesięcznie dla samochodów o mocy silnika do 60 kW,
• 400 zł miesięcznie dla samochodów powyżej 60 kW.

Czy da się uniknąć dodatkowych kosztów?

Prywatne korzystanie z samochodu służbowego zawsze rodzi obowiązek podatkowy. Nie ma znaczenia, czy pracownik wykorzystuje pojazd sporadycznie czy codziennie. W każdym przypadku powstaje przychód.

Uniknięcie dodatkowych kosztów jest możliwe tylko wtedy, gdy pracownik całkowicie zrezygnuje z prywatnego użytku auta. Wówczas warto prowadzić ewidencję przebiegu i potwierdzać wyjazdy służbowe. Brak takich zapisów może skutkować dodatkowym podatkiem w trakcie kontroli.

Pracodawca powinien określić w umowie, czy prywatny użytek jest dopuszczalny. Jeżeli tak, warto od razu ustalić zasady podatkowe i informować pracownika o konsekwencjach.

Rekomendacje dla pracodawcy i pracownika

Aby uniknąć nieporozumień, zalecam:

• przygotowanie regulaminu flotowego lub umowy powierzenia pojazdu,
• określenie zasad tankowania przy trasach prywatnych,
• prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w celach dowodowych.

Dobrą praktyką jest sporządzenie dokumentu, który jasno wskazuje zakres używania auta. Dzięki temu zarówno firma, jak i pracownik wiedzą, jakie są prawa i obowiązki.

Podsumowanie

Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych bez dodatkowych kosztów nie jest możliwe. Wynika to wprost z przepisów podatkowych. Ryczałt miesięczny to najprostsza forma rozliczenia i najczęściej stosowana w firmach.

Warto wdrożyć przejrzyste regulacje i dokumentację. Dzięki temu obie strony unikną problemów w razie kontroli skarbowej i ewentualnych sporów. Jeżeli potrzebna jest pomoc przy tworzeniu umów lub polityk flotowych, zapraszam do kontaktu.