W dobie dalece postępującej cyfryzacji wprowadzenie przystępnej formy podpisywania dokumentów stanowiło odpowiedź na potrzeby praktyki. Pojawiła się, znacznie mniej sformalizowana, dokumentowa forma czynności prawnych. 

Warunki zachowania formy dokumentowej

Mniejszy formalizm wynika z faktu, że do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w taki sposób aby było możliwe ustalenie osoby składającej oświadczenie. Zatem skuteczne będzie wysłanie oświadczenia woli w drodze wiadomości e-mail, czy też przesłanie skanu.

Zgodnie z art. 77 ze znaczkiem 2  Kodeksu Cywilnego, forma dokumentowa będzie zachowana w sytuacji gdy łącznie będą spełnione następujące warunki:
1. nastąpi złożenie oświadczenia woli na jakimkolwiek nośniku informacji umożliwiającym zapoznanie się z jego treścią, 

2. możliwe będzie ustalenie osoby, która złożyła to oświadczenie.

Praktyczne zastosowanie

Obowiązek zachowania formy szczególnej czynności prawnych może zostać ustanowiony zarówno przez ustawę, jak i umowę stron. 

Według kodeksu cywilnego, zachowanie formy dokumentowej zastrzeżone jest jedynie dla celów dowodowych (ad probationem), o ile nie postanowiono inaczej. Oznacza to, że w przypadku pojawienia się sporu sądowego, nie będzie dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na okoliczność dokonania tej czynności. Wyjątkami od tej reguły jest sytuacja gdy obie strony wyrażą na to zgodę albo gdy żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą, albo jeżeli fakt dokonania czynności prawnej będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma. Ponadto  przepisów o skutkach niezachowania formy dokumentowej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.

Rygor nieważności w zakresie formy dokumentowej znajdzie zastosowanie, tylko jeśli strony umowy lub ustawa będą go przewidywać. 

Do tej pory wprowadzono do polskiego porządku prawnego tylko jeden przepis przewidującego zachowanie takiej formy. Dotyczy on zawierania umowy pożyczki na kwotę przekraczającą 1 tysiąc złotych.

Wprowadzono jednak zmiany odnośnie formy rozwiązania umowy za zgodą obu stron, a także odstąpienia oraz wypowiedzenia umowy. Jeżeli nie ma szczególnej regulacji ustawowej lub umownej, forma dokumentowa będzie wystarczająca dla zakończenia umowy zawartej nie tylko w formie dokumentowej, ale również w formie pisemnej albo elektronicznej.

Umowy między przedsiębiorcami

Istotne są również, przepis dotyczący zawierania umów między przedsiębiorcami. Dotyczą one sytuacji, w których nie zostały spełnione wymagania formy dokumentowej np. zawarto jedynie ustną umowę. Jeśli jedna ze stron umowy niezwłocznie potwierdzi jej treść w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten będzie zawierał zmiany lub uzupełnienia niezmieniające istotnie treści umowy, strony będzie wiązała umowa o treści wskazanej w tym dokumencie, chyba że druga strona niezwłocznie sprzeciwiła się temu w dokumencie. Przepis ten jest wzorowany na przepisie, który podobne skutki wiąże z zawarciem umowy bez dochowania wymogów formy pisemnej.