Wielu przedsiębiorców, a także osób świadczących usługi w modelu B2B, zastanawia się, w jakiej formie można skutecznie wypowiedzieć lub uzupełnić umowę cywilnoprawną. Czy wystarczy wysłać e-mail? A może trzeba przygotować aneks i podpisać go odręcznie? Kwestie te mogą wydawać się drugorzędne, dopóki nie pojawi się spór – a wtedy forma staje się kluczowa. W niniejszym artykule przedstawiam, jakie zasady przewiduje Kodeks cywilny w zakresie formy czynności prawnych związanych z wypowiedzeniem, odstąpieniem lub zmianą umowy.

Zasady ogólne – jaką formę należy zachować?

Zasadniczo każda czynność prawna, która zmierza do zmiany, uzupełnienia lub rozwiązania umowy, powinna odbywać się w tej samej formie, w jakiej zawarto pierwotną umowę. Taki wymóg wynika z ogólnej reguły prawa cywilnego, której celem jest zapewnienie przejrzystości i pewności obrotu.

Jeśli więc umowa została zawarta na piśmie, to zmiana jej treści również powinna mieć formę pisemną. Jeżeli jednak umowa została zawarta w formie dokumentowej (np. przez e-mail, skan, wiadomość na platformie), wystarczy zachowanie tej samej formy dokumentowej także przy wypowiedzeniu.

Kodeks cywilny w art. 77 § 2 stanowi:

„Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę”

Czym jest forma dokumentowa?

Forma dokumentowa to szczególny rodzaj formy, który został wprowadzony do Kodeksu cywilnego. Definiuje ją art. 77² KC jako:

„Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”

W praktyce oznacza to, że:

• e-mail z podpisem imiennym,
• wiadomość przez komunikator,
• plik PDF przesłany z identyfikowalnego adresu elektronicznego,
• komunikacja za pośrednictwem systemów typu DocuSign

– mogą być traktowane jako forma dokumentowa.

Oczywiście, jeśli strony w umowie wyraźnie przewidziały konkretną formę wypowiedzenia lub zmian (np. pisemną pod rygorem nieważności), należy bezwzględnie się jej trzymać.

Przykład – wypowiedzenie umowy zlecenia e-mailem

Załóżmy, że zawarto umowę zlecenia w formie pisemnej. W treści umowy nie określono, w jakiej formie należy ją wypowiedzieć. W takiej sytuacji dopuszczalne będzie wypowiedzenie umowy w formie dokumentowej, czyli np. wysłanie wiadomości e-mail z jednoznacznym oświadczeniem o zakończeniu umowy.

W tej sytuacji nie trzeba drukować pisma, podpisywać i wysyłać go pocztą. Ważne jednak, by treść wiadomości pozwalała ustalić, kto składa oświadczenie, a data złożenia była możliwa do udowodnienia.

Podsumowanie

Forma wypowiedzenia lub zmiany umowy cywilnoprawnej zależy od formy pierwotnej umowy oraz ewentualnych zastrzeżeń dokonanych przez strony w treści umowy. Przy tym należy też brać pod uwagę przepisy prawne. W wielu przypadkach dopuszczalne jest wypowiedzenie drogą elektroniczną – np. e-mailem – co znacznie upraszcza praktykę biznesową.

Z mojego doświadczenia wynika, że to właśnie niepewność co do formy wypowiedzenia bywa przyczyną niepotrzebnych sporów. W razie wątpliwości zawsze warto sięgnąć po profesjonalną opinię prawną lub skonsultować zapisy w umowie.

Zapraszam do kontaktu, jeśli potrzebna jest analiza konkretnego przypadku lub wsparcie przy przygotowaniu bezpiecznych wzorów umów.