W swojej praktyce prawniczej często spotykam się z pytaniami o to, jak prawidłowo udokumentować wynagrodzenie autorskie, aby możliwe było zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów. Poniżej przedstawiam najważniejsze zagadnienia dotyczące tego procesu, przydatne zwłaszcza dla osób pracujących w branży informatycznej i internetowej.

Co mówią przepisy i dlaczego są istotne

Pierwszym krokiem jest oczywiście zrozumienie podstaw prawnych. Przepisy Ordynacji podatkowej stanowią, że w postępowaniu podatkowym można wykorzystać dowolny środek dowodowy, jeżeli nie jest on sprzeczny z prawem. To właśnie art. 180 § 1 tej ustawy otwiera drogę do przyjęcia różnorodnych form dokumentowania zarówno samego powstania utworu, jak i wysokości honorarium.

W związku z tym, że jesteśmy w obszarze prawa autorskiego, istotne jest wykazanie, że dana twórczość (np. program, aplikacja, projekt graficzny, artykuł ekspercki) rzeczywiście powstała i przysługuje jej ochrona. Tylko wtedy można sięgnąć po 50% koszty uzyskania przychodów.

Urzędy skarbowe zwracają uwagę, aby dokumentacja w sposób spójny i wyczerpujący oddawała proces tworzenia oraz stanowiła realny dowód na istnienie dzieła. To nie tylko kwestia przepisów, ale i zdrowej praktyki biznesowej – klarownie opisana praca twórcza sprzyja uniknięciu ewentualnych sporów z organami podatkowymi.

Jakie formy dokumentacji wybrać

Moim zdaniem, najpopularniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji powstających utworów. Każdy stworzony projekt powinien zostać w niej uwzględniony wraz z informacją o tym, kiedy pracodawca go zaakceptował lub w jakim momencie przeszły na niego majątkowe prawa autorskie.

W ewidencji można także zamieszczać krótkie oświadczenia, z których wynika jasno, że dany program, tekst czy inny przejaw twórczości rzeczywiście powstał. Warto nie ograniczać się do stwierdzenia, że „wykonano pracę twórczą”, tylko wskazać konkretny efekt: np. moduł aplikacji X, nowy interfejs użytkownika bądź artykuł o bezpieczeństwie w sieci.

Odrębnie można zdecydować się na dodatkową formę dokumentowania – np. comiesięczne lub kwartalne oświadczenia potwierdzające liczbę i rodzaj ukończonych projektów. Dzięki temu łatwiej będzie obliczyć wysokość honorarium przeznaczonego na prawa autorskie.

Ewidencja czasu pracy a 50% KUP

Zgodnie z praktyką i orzecznictwem, można ustalić, że czas spędzony na tworzeniu konkretnych utworów będzie stanowił podstawę do wyliczenia honorarium. Wówczas zalecam Klientom ewidencję czasu pracy z podziałem na zadania twórcze i nietwórcze.

Jeżeli z ewidencji wynika, że programista poświęcił np. 80% swojego czasu na stworzenie określonego oprogramowania, można uznać, iż 80% wynagrodzenia to honorarium za wytworzenie dzieła, a w związku z tym do tej części stosować 50% koszty uzyskania przychodów.

Aby ta metoda była skuteczna, kluczowe jest jednak rzeczywiste powiązanie czasu i wyników pracy z konkretnymi utworami. Procentowy podział sam w sobie nie wystarczy, jeśli nie udowodnimy, że faktycznie doszło do powstania czegoś nowego i oryginalnego.

Przykłady

Często firmy wdrażają u siebie system rejestracji czasu w specjalistycznych aplikacjach. Każdy utwór (np. nowa funkcjonalność software’u) jest przypisany do konkretnego projektu i opisany w ewidencji, co pozwala rzetelnie wyliczyć, ile godzin pracownik spędził nad tworzeniem dzieła.

Innym przykładem jest zwykła tabela w Excelu lub Google Sheets, w której po zakończeniu danego etapu wpisuje się konkretne informacje o ukończonych modułach, plikach graficznych lub tekstach. Pracodawca potwierdza realność i wartość wytworu, a następnie wylicza kwotę honorarium przysługującego autorowi.

Często rekomenduję też, aby do takich rejestrów dołączyć krótkie opisy wniosków z kodu źródłowego, screenshoty lub linki do repozytorium, co dodatkowo uwiarygodni powstanie dzieła. Dzięki temu, w razie kontroli podatkowej, materiał dowodowy jest kompletny i czytelny.

Podsumowanie

Dokumentowanie honorarium w kontekście 50% kosztów uzyskania przychodów nie musi być skomplikowane, o ile zastosujemy jasne zasady. Warto opracować wewnętrzny regulamin lub umowę o pracę, które szczegółowo określą sposoby ewidencjonowania utworów oraz zasadę ustalania wysokości wynagrodzenia za prawa autorskie.

Doświadczenie pokazuje, że takie rozwiązania pozwalają nie tylko zabezpieczyć się przed zarzutami urzędu skarbowego, ale też zapewniają przejrzystość w rozliczeniach. W efekcie każdy zainteresowany – od programisty po głównego księgowego – doskonale wie, w jaki sposób obliczane jest honorarium i jakie są podstawy do zastosowania 50% KUP.