Współpraca z klientem z USA, UK czy Niemiec to codzienność dla wielu freelancerów IT. Jednak kwestie rozliczeniowe w takich przypadkach potrafią sprawić sporo problemów. Nie chodzi tylko o to, jak wystawić fakturę, ale także o to, co z podatkiem VAT i dochodowym oraz jakie zapisy powinny znaleźć się w umowie. W tym artykule wskazuję, na co warto zwrócić uwagę, jeśli działalność jest prowadzona z Polski, a klient znajduje się za granicą. Nie wszystko zależy od wzoru faktury. Kluczowa jest rzetelna wiedza, która pozwala uniknąć problemów z urzędem skarbowym czy niezadowolonym kontrahentem.

Dane na fakturze i klauzula VAT

Najczęstszym błędem jest brak odpowiednich danych na fakturze. Dokument wystawiany dla kontrahenta zagranicznego powinien zawierać:

• pełne dane obu stron,
• numer VAT-UE Twój oraz kontrahenta (jeśli go posiada),
• informację o miejscu świadczenia usługi zgodnie z art. 28b ustawy o VAT.

Przy usługach dla firm z UE najczęściej stosuje się zasadę odwrotnego obciążenia (reverse charge). Oznacza to, że podatek VAT rozlicza nabywca usługi. Na fakturze warto dodać adnotację: „odwrotne obciążenie – reverse charge”.

Gdzie płaci się podatek dochodowy?

Jeśli prowadzona jest jednoosobowa działalność gospodarcza i centrum życia znajduje się w Polsce, to w Polsce należy rozliczyć dochód.

Nie ma znaczenia, czy klient pochodzi z USA, Hiszpanii czy Kanady. Obowiązuje zasada rezydencji podatkowej. Dopiero zmiana kraju zamieszkania i centrum interesów życiowych może wpłynąć na miejsce rozliczania podatku.

Warto sprawdzić, czy między Polską a danym krajem obowiązuje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. To istotne przy dużych kontraktach lub długoterminowej współpracy.

Co powinno znaleźć się w umowie?

Freelancerzy często skupiają się na wykonaniu zlecenia, zapominając o treści umowy. Tymczasem to ona decyduje o tym, jaką odpowiedzialność ponosisz, kto ma prawa do wytworzonego kodu i co się stanie w razie konfliktu.

W dobrze skonstruowanym kontrakcie powinny być:

• opis zakresu usług,
• terminy i warunki płatności,
• wskazanie prawa właściwego (np. polskiego lub brytyjskiego),
• klauzule dot. IP (własności intelektualnej) i poufności.

Bezpieczna umowa to nie formalność. To dokument, który może Cię ochronić, jeśli klient nie zapłaci lub będzie miał roszczenia.

Na co jeszcze uważać?

Przy rozliczeniach międzynarodowych warto co najmniej pamiętać aby:

• w umowie wpisać walutę płatności,
• faktura powinna być wystawiona w terminie zgodnym z polskimi przepisami.

Dla wielu specjalistów IT współpraca z zagranicą to codzienność. Warto, aby nie stała się ona przyczyną problemów podatkowych czy prawnych. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zapraszam do kontaktu!