COVID-19 zmienił nasze życie w wielu aspektach. Nic nie jest już takie same jak było przed pojawieniem się pandemii. Ludzie dystansują się od siebie i unikają osobistego kontaktu. Częste pytania i wątpliwości budzi możliwość zdalnego zawierania umów. Czy jest to możliwe? Jakie są sposoby by podpisać ważną umowę w ten sposób?

Ogólne zasady

Bardzo często umowy zawierane są ustnie. Przykład? Najczęściej dokonujemy zakupu w sklepie stacjonarnym zawierając tym samym umowę ustną. 

Co jednak z zawieraniem innego rodzaju umów szczególnie w obrocie profesjonalnym? Otóż w kodeksie cywilnym przewidziano 6 form szczególnych:
1. forma aktu notarialnego,
2. forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi,
3. forma pisemna z datą pewną,
4. forma pisemna,
5. forma elektroniczna,
6. forma dokumentowa (nazywana zwykłą formą elektroniczną).

Dla ważności pierwszych trzech wyżej wymienionych form (czyli forma aktu notarialny, forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi, forma pisemna z datą pewną), konieczne jest osobiste stawiennictwem przed notariuszem lub wizyta w urzędzie (forma pisemna z datą pewną). Jeśli przepisy nie wymagają formy szczególnej, albo nakazują formę pisemną, elektroniczną czy dokumentową, to można to zrobić na odległość.

Forma pisemna

Co zrobić jeśli dla ważności umowy wymagana jest forma pisemna, a nie jest możliwe żeby strony się spotkały i złożyły wspólnie podpisy na egzemplarzach umowy? Przykładowo forma pisemna jest konieczna do przeniesienia praw autorskich do utworu.

Jedną z możliwości jest taka, że jedna strona umowy podpisuje dokument, a następnie przesyła go dalej. Procedura trwa do momentu skompletowania wszystkich podpisów. Można powiedzieć, że strony załatwiają sprawę w formie obiegowej.

Drugą możliwością jest po prostu wymiana przez strony podpisanych dokumentów. Strony mogą postąpić w ten sposób, że wymienią się egzemplarzami umowy: każda strona dostaje od swojego kontrahenta po jednym, własnoręcznie podpisanym egzemplarzu umowy. Kodeks cywilny stanowi o takie możliwości wprost w art. 78 § 1 zd. 2 KC.

Forma elektroniczna

Pierwszą i najważniejszą rzeczą jest fakt, że forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej. Zatem można tą formą zastąpić formę pisemną i to nie tylko wtedy kiedy wymóg dochowania formy pisemnej wynika z przepisu prawa, ale również wtedy gdy wynika on z czynności prawnej. Oczywiście jedna ze stron może skorzystać z formy pisemnej, a druga z formy elektronicznej.

Aby forma elektroniczna została spełniona należy oświadczenie w postaci elektronicznej, podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym np. zapisując dokument w formacie pdf i opatrując go podpisem elektronicznym (art. 78 ze zn. 1 ustawy z 23.4.1964 r. – Kodeks cywilny).

Forma dokumentowa

Forma dokumentowa dotycząca czynności prawnej jest zdecydowanie najmniej restrykcyjna. Do jej zachowania wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. 

Co możemy uznać za formę dokumentową? Może to być e-mail, SMS, czy wiadomość z komunikatora internetowego. Przede wszystkim jednak najczęstszą używaną postacią tej formy jest przesłanie podpisanych skanów umowy.

Kiedy ustawa przewiduje konieczność zachowania tej właśnie formy? Takiej formy należy użyć dla umowy pożyczki, której wartość przekracza 1000 zł. 

Przykładowo można z niej skorzystać zawierając umowę sprzedaży ruchomości, podpisując umowę o zachowaniu poufności, umowę o dzieło czy umowę zlecenia oraz umowę o współpracy (ale tylko w tych przypadkach, jeśli w umowie nie przenosi się autorskich praw majątkowych, gdyż do ich przeniesienia niezbędna jest forma pisemna). 

Podsumowanie

Zawarcie umowy w błędnej formie może powodować różnorakie skutki prawne. W najgorszym wypadku umowa może być po prostu nieważna. Mniej dotkliwe jest nieosiągnięcie części zamierzonych umową skutków, czy utrudnienia dowodowe w sytuacji powstania sporu.