Wiele firm skupia się wyłącznie na uzyskaniu zgody, zapominając o jej prawidłowej archiwizacji. Jako radca prawny często podkreślam, że odpowiednie przechowywanie pisemnych zgód jest równie ważne jak samo ich podpisanie. Brak dostępu do właściwie zachowanej dokumentacji może w przyszłości utrudnić udowodnienie legalności Twoich działań.

Wiele firm skupia się wyłącznie na uzyskaniu zgody na użycie nazwy i logo klienta, zupełnie zapominając o jej prawidłowej archiwizacji. Jako radca prawny często podkreślam, że odpowiednie przechowywanie pisemnych zgód jest równie ważne jak samo ich podpisanie. Brak dostępu do właściwie zachowanej dokumentacji może w przyszłości utrudnić udowodnienie legalności Twoich działań.

Dlaczego archiwizacja jest ważna?
Prawidłowa archiwizacja dokumentów pozwala zabezpieczyć się w razie jakichkolwiek sporów prawnych. Jeśli w przyszłości pojawią się wątpliwości co do zakresu lub warunków wykorzystania logo, będziesz w stanie szybko sięgnąć po oryginał dokumentu. Daje to pewność, że działasz zgodnie z ustalonymi zasadami.

Jakie zasady przechowywania stosować?
Warto przechowywać dokumenty w formie papierowej i elektronicznej. Kopie cyfrowe należy zabezpieczać hasłami i ograniczyć dostęp do nich tylko zaufanym osobom. Przydatne będą systemy do zarządzania dokumentami, które ułatwiają wyszukiwanie i kontrolę dostępu. Pamiętaj też o okresach przechowywania wynikających z przepisów prawa oraz z umów zawartych z kontrahentami.

Przykładowe wskazówki:

• Tworzenie kopii zapasowych
• Zaszyfrowane foldery lub chmury
• Oznaczanie dokumentów według dat i kontrahentów

Co uwzględnić w wewnętrznych procedurach?
Spisz wewnętrzne procedury określające, kto odpowiada za archiwizację i w jakim formacie powinny być przechowywane dokumenty. Włącz je do polityki bezpieczeństwa informacji lub regulaminów wewnętrznych. Dzięki temu w razie audytu lub kontroli będziesz miał jasne i przejrzyste zasady na piśmie.

Gdzie znaleźć wzór oświadczenia?
Przygotowałam dla Ciebie wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na użycie nazwy i logo klienta, który możesz pobrać i wykorzystać. Po jego podpisaniu zadbaj o prawidłową archiwizację – zarówno papierową, jak i cyfrową. Jeśli potrzebujesz pomocy w stworzeniu kompleksowych procedur, skontaktuj się z prawnikiem, który dopasuje je do specyfiki Twojej działalności.

Podsumowanie
Prawidłowa archiwizacja i przechowywanie pisemnych zgód to inwestycja w bezpieczeństwo i spokój. Dzięki niej w razie sporów czy wątpliwości możesz szybko udowodnić legalność swoich działań. Przejrzyste procedury i porządek w dokumentacji to elementarne środki ostrożności, które pozwolą Ci skupić się na tym, co najważniejsze – skutecznym rozwoju Twojego biznesu.