Chciałbym dziś przybliżyć Państwu zagadnienie, które budzi sporo wątpliwości wśród przedsiębiorców, a zwłaszcza w obszarze nowych technologii oraz branży kreatywnej. Mam tu na myśli możliwość zastosowania podwyższonych – 50% – kosztów uzyskania przychodów. W praktyce z takiego rozwiązania mogą korzystać między innymi programiści, autorzy treści czy projektanci UX, jednak zawsze wymaga to precyzyjnego podejścia.

Kiedy i dlaczego można zastosować 50% koszty uzyskania przychodów

W pierwszej kolejności zawsze należy dokładnie zweryfikować, czy dany przychód kwalifikuje się do stawki 50% kosztów. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych znajdziemy przepisy wskazujące, że podwyższone koszty mogą być stosowane w sytuacjach, gdy przychód wynika z praw autorskich lub przedmiotu praw pokrewnych. Z praktycznego punktu widzenia dotyczy to m.in. następujących przychodów:

• uzyskiwanych z przeniesienia praw autorskich,
• związanych z udzieleniem licencji na wykorzystanie wytworzonego oprogramowania,
• pochodzących ze stworzenia unikatowych projektów graficznych.

Jeżeli mamy wątpliwość co do konkretnego przychodu, sugeruję przeprowadzenie wnikliwej analizy przepisów, interpretacji podatkowych, a w sytuacjach granicznych – wystąpienie o interpretację indywidualną.

Odpowiedzialność i procedury wewnętrzne

W większych firmach, do co zasady, to dział księgowy lub główny księgowy odpowiada za prawidłowe ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych. W mniejszych będzie to zazwyczaj właściciel, często wspierany przez zewnętrzną księgowość. Należy pamiętać, że kluczowe jest prowadzenie czytelnej dokumentacji, która pozwoli w razie kontroli organów podatkowych udowodnić, że 50% koszty rzeczywiście przysługują.

Zachęcam, by w wewnętrznych instrukcjach firmowych umieścić precyzyjne procedury związane z oceną, czy dany przychód spełnia kryteria stosowania podwyższonych kosztów. Jeżeli jesteś właścicielem mniejszej firmy warto zapisać taką instrukcję dla siebie jak i osób, które zatrudniamy aby łatwiej było weryfikować przychody.

W mojej praktyce doradzam klientom, aby na bieżąco – w chwili powstawania przychodu – rozstrzygali, czy można skorzystać z 50% kosztów, a nie odkładali tego do końca roku.

Przykłady

Jeżeli w ramach działalności są tworzone autorskie rozwiązania, w takiej sytuacji możemy zastosować 50% koszty do tego wynagrodzenia. Dla przykładu:

• Programista opracowuje nową funkcjonalność w oprogramowaniu i przenosi jej prawa na pracodawcę.
• Grafik opracowuje koncepcję kampanii reklamowej i przekazuje pełnię praw do jej wykorzystania.

Natomiast, jeżeli usługa sprowadza się jedynie do prostych zmian lub modyfikacji nieobjętych prawem autorskim, raczej nie będzie podstaw do zastosowania 50% kosztów.

Podsumowanie

Z mojego doświadczenia wynika, że stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów to znakomita forma optymalizacji podatkowej dla twórców w branży IT i kreatywnej. Warto jednak pamiętać o solidnym udokumentowaniu podstaw do ich zastosowania – z jednej strony przez przygotowanie wewnętrznych instrukcji i procedur, a z drugiej przez prowadzenie rzetelnej ewidencji księgowej. Tylko takie kompleksowe podejście gwarantuje nam bezpieczne i prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego. Jeżeli macie Państwo dodatkowe pytania lub wątpliwości, zapraszam do bezpośredniego kontaktu z moją kancelarią.