Pytanie o to, kiedy pracodawca może żądać zwrotu kosztów za szkolenia i studia pracownika, pojawia się w rozmowach z klientami dość często. Wiele osób obawia się, że każda forma podnoszenia kwalifikacji kończy się długotrwałym zobowiązaniem. Polecam przyjrzeć się, jak przepisy regulują ten temat.

Co mówi prawo

Zgodnie z art. 103^1 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.):
„Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.”

Przepis ten podkreśla, że finansowanie szkoleń lub studiów, w przypadku gdy pracodawca chce się zabezpieczyć przed odejściem pracownika, wymaga wyraźnego porozumienia stron. W praktyce często dochodzi do sporządzania dokumentu dodatkowego, nazywanego umową o dofinansowanie studiów, szkoleń lub umową szkoleniową.

Kiedy następuje zwrot kosztów szkolenia przez pracownika

Nie każda inwestycja w rozwój zawodowy kończy się obowiązkiem zwrotu. Decydujący jest czy pracodawca chce się w taki sposób zabezpieczyć. Wówczas konieczne jest porozumienie określające, ile czasu obowiązuje umowa szkoleniowa oraz jakie warunki wiążą się z wcześniejszym zakończeniem współpracy. Pracodawca zwykle zastrzega zwrot poniesionych wydatków, gdy pracownik rozwiąże umowę o pracę z własnej inicjatywy lub w sposób zawiniony.
Z mojej praktyki wynika, że kluczowe znaczenie ma przejrzystość zobowiązań. Jasno opisany okres związania się z firmą zwiększa prawdopodobieństwo, że obie strony będą świadome ryzyka. Lepiej unikać ogólnikowych sformułowań, które mogą rodzić nieporozumienia, a w konsekwencji prowadzić nawet do nieskuteczności umowy.

Czy pracodawca zawsze może żądać spłaty

Koszty kursów pracowniczych bywają wysokie. Nie oznacza to jednak, że firma w każdym przypadku uzyska zwrot. Wątpliwości pojawiają się, gdy porozumienie jest zbyt ogólne lub niezgodne z przepisami. Przykładem nieprawidłowości bywa wprowadzenie pełnych kwot do zwrotu, mimo upływu czasu od odbytego szkolenia lub studiów.

Jak zabezpieczyć interesy obu stron

Umowa szkoleniowa powinna precyzować najważniejsze kwestie. Warto zawrzeć w niej:

• Okres, w którym pracownik powinien pozostać w firmie.
• Sposób naliczania wydatków podlegających zwrotowi.
• Wyraźne wskazanie przyczyn, które skutkują koniecznością oddania kosztów (które to kodeks pracy wuraźnie wskazuje).

Odradza się zbyt dużą liczbę klauzul ograniczających swobodę pracownika. Rozsądnym rozwiązaniem jest ustalenie, że zwrot dotyczy tylko części wydatków, proporcjonalnych do niewykorzystanego okresu.

Podsumowanie

Regulacje związane z kosztami podnoszenia kwalifikacji nie muszą być źródłem konfliktów, jeśli umowa zostanie prawidłowo sporządzona. Każda strona powinna wiedzieć, jakie poniesie konsekwencje w razie przedwczesnego rozwiązania stosunku pracy. Zachęca się do tego, by porozumienia precyzyjnie definiowały warunki i czas obowiązywania zobowiązań. Istotne jest zachowanie równowagi między interesem pracownika a interesem firmy. Wystarczy zadbać o elastyczność i konkretne ustalenia. Wówczas zwrot kosztów szkolenia przez pracownika nie będzie zaskoczeniem i pozwoli uniknąć sporów sądowych

Zapraszam do kontaktu – z przyjemnością odpowiem na pytania i pomogę w dobraniu odpowiednich rozwiązań prawnych dla Twojej firmy.