Z perspektywy prawnika zajmującego się umowami IT zauważam, że wiele sporów między Zleceniodawcami a Wykonawcami wynika z powtarzających się i dość prostych do uniknięcia błędów w umowach. W tym artykule chciałbym przedstawić kilka z nich i wyjaśnić, jak można ich uniknąć.

Nim wdam się w szczegóły odnośnie najczęstszych błędów w umowy o wykonanie strony www, chciałabym podkreślić, że oczywiście nie wszystkie niepowodzenia projektów IT mają swoje źródło w źle napisanej umowie. Często powody są inne np. tzw. pełzający zakres projektu (czyli jego niekontrolowany rozrost – bo każda strona umowy miała coś innego na początku na myśli). Bardzo często również projekt jest po prostu źle prowadzony.

Błąd 1 – Brak szczegółowej specyfikacji

Zdarza się, że strony ustalają jedynie bardzo ogólny opis strony WWW, zapominając o precyzyjnym zdefiniowaniu wymagań. To rodzi problemy podczas odbioru: czy strona spełnia warunki umowy, czy może jednak brakuje kluczowych funkcjonalności? Może to często prowadzić do wyżej wspomnianego rozrostu zakresu projektu.

Błąd 2 – Niejasny harmonogram i terminy

Brak szczegółowo opisanych etapów prac i terminów rozliczeniowych może spowodować chaos. W praktyce widziałam wiele sytuacji, w których strony wzajemnie obwiniały się o opóźnienia, podczas gdy w umowie zabrakło jasnej informacji, kto i kiedy ma wykonać dany etap. Co więcej często to Zleceniodawca nie dostarczał potrzebnych materiałów i wskazówek niezbędnych do wykonania strony www będącej przedmiotem umowy.

Błąd 3 – Nieuregulowane prawa autorskie

Niewskazanie, kto finalnie staje się właścicielem praw do kodu i projektu graficznego, potrafi skutkować długotrwałymi konfliktami. W mojej ocenie, jasno sformułowane zapisy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych to absolutna podstawa.

Błąd 4 – Brak procedury reklamacyjnej

W umowach często pomija się informację o tym, co zrobić w przypadku, gdy strona nie działa zgodnie z oczekiwaniami lub pojawią się usterki. Warto uregulować, jak i w jakim czasie składamy reklamację oraz jak Wykonawca ma się do niej ustosunkować.

Błąd 5 – Pomijanie kluzuli poufności

Niejednokrotnie, by stworzyć stronę, Wykonawca potrzebuje dostępu do baz danych, loginów czy innych poufnych informacji biznesowych. Pominięcie klauzuli poufności może prowadzić do nadużyć, a nawet wycieku kluczowych danych. Z doświadczenia wiem, że prosty, ale starannie sformułowany zapis poufności zapobiega wielu problemom. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby podpisać osobną umowę o zachowaniu poufności.

Podsumowanie

Z mojej praktyki wynika, że wystarczy czasem niewielka korekta umowy, by uniknąć długotrwałego i kosztownego sporu. Kluczowe jest jednak, aby już na etapie negocjacji zwracać uwagę na szczegóły – to one często decydują o tym, czy współpraca przebiegnie bezproblemowo. Jeśli masz wątpliwości co do swojej umowy, nie wahaj się skontaktować z prawnikiem specjalizującym się w prawie IT. Zapewni to spokój ducha oraz bezpieczeństwo Twojego projektu.