Na co dzień spotykam się z pytaniami przedsiębiorców, czy wystarczy uzyskać od klienta krótkie oświadczenie o wyrażeniu zgody na użycie nazwy i logo w materiałach promocyjnych. Taki dokument bardzo pomaga. Czasami jednak sama zgoda na użycie znaku towarowego w marketingu może nie zagwarantować całkowitego bezpieczeństwa prawnego.

Kiedy samo oświadczenie nie wystarcza

W praktyce niejednokrotnie zdarza się, że „Oświadczenie o wyrażeniu zgody na użycie nazwy i logo klienta” nie reguluje wszystkich istotnych kwestii.
Po pierwsze, taki dokument często nie przewiduje ograniczeń terytorialnych czy czasowych. Może się okazać, że firma używa logo klienta w sposób wykraczający poza pierwotne ustalenia, co rodzi nieporozumienia i grozi konsekwencjami prawnymi.
Po drugie, oświadczenie nie zawsze zawiera jasne zasady korzystania z identyfikacji wizualnej, np. dopuszczalne modyfikacje czy formaty graficzne. Brak precyzyjnych zapisów może skutkować naruszeniem wizerunku marki, a tym samym narażać nas na roszczenia z tytułu ochrony marki w materiałach promocyjnych.

Istotne elementy umowy licencyjnej

Z mojego doświadczenia wynika, że czasem lepszym rozwiązaniem jest zawarcie umowy licencyjnej, która szczegółowo reguluje warunki użycia logo.
Taka umowa powinna określać:
• zakres terytorialny – czy użycie znaku ma ograniczać się do konkretnego kraju bądź regionu,
• czas obowiązywania licencji – czy jest to zgoda na określoną kampanię, czy też długotrwałą współpracę,
• formę i kontekst prezentacji znaku – jakie materiały marketingowe (np. reklamy w social media, banery, ulotki) objęte są licencją,
• kwestie wynagrodzenia lub wzajemnych świadczeń – czy klient otrzymuje korzyść finansową, czy może licencja jest bezpłatna w zamian za ekspozycję.

Dokument ten, w przeciwieństwie do prostego oświadczenia, pozwala na rzetelne uregulowanie relacji między stronami. Dzięki temu obie strony mogą czuć się bezpieczniej, a w razie ewentualnego sporu – powołać się na konkretne postanowienia.

Jak zadbać o pełną ochronę?

Pełna ochrona prawna przy wykorzystaniu logo klienta wymaga uwzględnienia wielu czynników. Same ustne ustalenia bądź krótkie pisemne potwierdzenia mogą nie wystarczyć w kontekście rosnących oczekiwań i świadomości prawnej kontrahentów.
Dodatkowo zawsze warto sprawdzić, czy klient jest faktycznym właścicielem praw do danego znaku (czasem prawo do użycia należy do innej spółki w ramach grupy kapitałowej). Weryfikacja tego elementu pozwala uniknąć problemów w przyszłości.
Dobrym pomysłem jest też włączenie klauzul o poufności i określenie sankcji w przypadku niewłaściwego korzystania ze znaku. Przy bardziej złożonych kampaniach marketingowych można również rozważyć zapisy dotyczące promocji cross-brandingowych oraz współpracy przy wydarzeniach branżowych.

Unikanie sporów i działania zapobiegawcze

W praktyce oświadczenie o wyrażeniu zgody na użycie nazwy i logo klienta a bezpieczeństwo prawne to złożona kwestia. Zgoda na użycie znaku towarowego w marketingu bywa niezbędna, ale często jest jedynie wstępnym krokiem. Aby skutecznie chronić się przed ryzykiem i zapewnić sobie pełną swobodę w działaniach promocyjnych, warto zawrzeć precyzyjną umowę licencyjną. Tylko wtedy można mówić o realnym minimalizowaniu ryzyka prawnego w kampanii reklamowej i stabilnym gruncie do dalszej współpracy z klientem.

W razie wątpliwości prawnych zachęcam do kontaktu ze mną – z przyjemnością przeanalizuję Państwa sytuację i doradzę dalsze kroki.