Z doświadczenia wiem, że wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy oświadczenie o wyrażeniu zgody na użycie nazwy i logo klienta w formie elektronicznej jest prawnie wiążące i bezpieczne. W dobie digitalizacji umów w marketingu często okazuje się, że drukowanie, ręczne podpisywanie i skanowanie dokumentów zajmuje sporo czasu. W konsekwencji rośnie zainteresowanie szybkimi i sprawnymi rozwiązaniami, takimi jak e-podpis przy zgodzie na użycie logo.

Czy jednak podpis elektroniczny rzeczywiście ma tę samą moc prawną co tradycyjny podpis odręczny? Niejednokrotnie klienci pytają o prawne aspekty podpisu elektronicznego, obawiając się o ewentualne problemy dowodowe w przyszłości. W kolejnych akapitach postaram się wyjaśnić, jakie przepisy regulują tę kwestię i na co zwracać uwagę przy korzystaniu z narzędzi do podpisywania dokumentów online.

Podstawy prawne i rodzaje podpisów elektronicznych

W Polsce i w całej Unii Europejskiej kwestie związane z podpisami elektronicznymi reguluje przede wszystkim Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (tzw. rozporządzenie eIDAS).

Zgodnie z artykułem 25 ust. 1 tego rozporządzenia:
„Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych”

Przepisy te rozróżniają m.in. podpis elektroniczny zwykły, zaawansowany oraz kwalifikowany.

Rodzaje podpisów elektronicznych

W praktyce możemy wyróżnić trzy rodzaje podpisów:

• Zwykły podpis elektroniczny to często np. skan podpisu lub kliknięcie „zaakceptuj”, co może być uznane za wyraz woli, choć nie zawsze zapewnia pełne bezpieczeństwo prawne.
• Zaawansowany podpis elektroniczny daje już większą pewność tożsamości osoby podpisującej, bo wykorzystuje np. certyfikaty i mechanizmy kryptograficzne.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny, oparty na certyfikacie kwalifikowanym, jest równoważny tradycyjnemu podpisowi odręcznemu i jest uznawany za najbezpieczniejszą formę e-podpisu (25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS).

Co to oznacza w praktyce? Dokument elektroniczny podpisany w odpowiedni sposób stanowi wiarygodny dowód. W większości sytuacji, jakie pojawiają się na gruncie zgody na użycie logo w materiałach promocyjnych, wystarczy nawet podpis zaawansowany.

Praktyczne wskazówki

W codziennej pracy z klientami coraz częściej wykorzystuje się podpis elektroniczny zgody na logo. Aby zapewnić sobie spokój i bezpieczeństwo prawne, warto:

• Wybrać sprawdzone narzędzie do tworzenia podpisów elektronicznych.
• Sprawdzić, czy używane rozwiązanie generuje dowód potwierdzający tożsamość osoby podpisującej (np. adres e-mail, potwierdzony numer telefonu, IP).
• Określić w umowie lub regulaminie, że dana forma e-podpisu jest dopuszczalna i wiążąca dla stron.

W efekcie, nawet jeśli ktoś zakwestionuje ważność takiego oświadczenia, istnieje możliwość wykazania, kto i w jakim momencie złożył swój podpis elektroniczny. Dzięki temu cały proces digitalizacji umów w marketingu staje się nie tylko prostszy, ale i bezpieczniejszy.

Podsumowanie

Z mojego punktu widzenia podpisanie oświadczenia o wyrażeniu zgody na użycie nazwy i logo klienta w formie elektronicznej jest dopuszczalne, o ile zachowane zostaną wymogi dotyczące autentyczności i wiarygodności dokumentu. Przy odpowiednim wykorzystaniu dostępnych technologii można znacznie uprościć formalności, jednocześnie spełniając wymogi prawne i chroniąc interesy zarówno zleceniodawcy, jak i wykonawcy. Oczywiście najbezpieczniejszy zawsze będzie kwalifikowany podpis elektroniczny lub po prostu forma pisemna.