W mojej pracy wielokrotnie spotkałam się z sytuacjami, w których klienci zastanawiali się, czy w ogóle należy podawać powód zakończenia współpracy. W przypadku umów o świadczenie usług, zarówno w relacjach B2B, jak i B2C, decyzja o wypowiedzeniu może wynikać z wielu przyczyn – od zmiany strategii po konflikty osobiste. Jednakże obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia nie zawsze jest oczywisty. Dlatego warto przyjrzeć się najważniejszym regulacjom, aby uniknąć ewentualnych sporów prawnych i wiedzieć, jakie działania podjąć, by zabezpieczyć swoje interesy.

W poniższym artykule dzielę się doświadczeniem, które pozwoli lepiej zrozumieć, kiedy przyczyna wypowiedzenia jest niezbędna, a kiedy można pominąć tę kwestię bez narażania się na dodatkowe roszczenia ze strony drugiej strony umowy.

Kiedy powstaje obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia?

Przede wszystkim należy sprawdzić treść umowy. Czasami umowa wyraźnie przewiduje, że strona zamierzająca wypowiedzieć kontrakt powinna wskazać konkretną podstawę. Może to być np. brak płatności, niedochowanie terminu czy niewłaściwe wykonanie usługi.
W przypadku umów zawartych na czas oznaczony często nie ma możliwości ich wypowiedzenia przed upływem terminu, o ile strony nie przewidziały tego w dokumencie. Jednak zdarza się, że w klauzulach znajduje się zapis dający uprawnienie do rozwiązania umowy z istotnego powodu. Wówczas konieczne jest wykazanie tego powodu.
Jeżeli umowa jest zawarta na czas nieoznaczony, zwykle można ją wypowiedzieć, zachowując określony termin wypowiedzenia. Czasem jednak zapisy wewnętrzne, np. regulaminu świadczenia usług, narzucają obowiązek podania przyczyny w celu uniknięcia sporu prawnego.
Warto też pamiętać o przepisach szczególnych, np. w przypadku umów konsumenckich (B2C), gdzie prawo może narzucać szczególne obowiązki informacyjne lub wymogi dotyczące formy wypowiedzenia.

Różnice między B2B a B2C

W relacjach B2B strony mają większą swobodę kształtowania treści umowy. Przedsiębiorcy mogą dowolnie określać, czy wypowiedzenie wymaga podania przyczyny, czy nie. Oczywiście wszystko zależy od negocjacji i zapisów kontraktowych.
W B2C ustawodawca chroni słabszą stronę, czyli konsumenta. Oznacza to, że umowa o świadczenie usług może podlegać regulacjom, które wymagają większej transparentności. Mogą się pojawić np. wymogi informacyjne dotyczące czasu i trybu wypowiedzenia.
Z mojego doświadczenia wynika, że w praktyce firmy starają się unikać niejasnych sformułowań w umowach B2C, aby uniknąć zarzutu klauzul niedozwolonych i potencjalnego sporu sądowego.
W obu przypadkach – B2B i B2C – fundamentem jest przejrzystość warunków i respektowanie obowiązków stron, co znacząco minimalizuje ryzyko konfliktu.

Bezpieczne rozwiązanie umowy i unikanie sporu prawnego

Aby rozwiązać umowę możliwie bezpiecznie, warto:
• przeanalizować wszystkie postanowienia dotyczące wypowiedzenia,
• sprawdzić, czy umowa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej,
• ustalić, czy istnieje obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia,
• określić termin wypowiedzenia zgodnie z postanowieniami umowy bądź przepisami prawa.

Nawet jeśli nie ma bezwzględnego wymogu wskazania powodu, w praktyce często warto to zrobić. Podanie przyczyny pozwala drugiej stronie lepiej zrozumieć naszą decyzję i może zapobiec nieporozumieniom czy roszczeniom.
Jednocześnie, jeżeli w umowie zapisano karę umowną lub inne sankcje za wypowiedzenie bez przyczyny, lepiej przedstawić jasne uzasadnienie. W przeciwnym razie może pojawić się konflikt co do zasadności zastosowania kary i wysokości ewentualnego odszkodowania.

Podsumowanie

Podawanie przyczyny wypowiedzenia nie zawsze jest obowiązkowe. Czasem wystarczy zachowanie ustalonego okresu wypowiedzenia i forma przewidziana w umowie. Jednocześnie, w relacjach B2C zdarzają się szczególne regulacje, które nakazują precyzyjniejsze uzasadnienia i troskę o prawa konsumenta.
Rozsądnie jest też unikać zbyt ogólnych postanowień umownych. Pozornie mogą one umożliwić szybsze rozwiązanie umowy, ale często rodzą niepotrzebne konflikty i wątpliwości interpretacyjne.
Z mojego punktu widzenia, zawsze warto zadbać o jasne i przejrzyste zapisy umowne. Wówczas wypowiedzenie – niezależnie od tego, czy z przyczyn biznesowych, czy też osobistych – przebiega sprawnie i bez niepotrzebnego stresu.