Z mojego doświadczenia wynika, że temat regulaminów wewnętrznych dotyczących sztucznej inteligencji potrafi budzić wiele wątpliwości. Klienci pytają, czy rzeczywiście potrzebny jest dodatkowy dokument, skoro od dawna funkcjonują liczne procedury bezpieczeństwa oraz polityki prywatności. Można jednak zauważyć, że wykorzystywanie narzędzi sztucznej inteligencji w pracy rodzi szczególne ryzyka związane z merytoryczną poprawnością i poufnością danych. W związku z tym warto rozważyć wprowadzanie regulaminów wewnętrznych, a także odpowiednich klauzul w umowach z zewnętrznymi dostawcami usług.

Czy regulamin korzystania z AI jest rzeczywiście potrzebny?

Podmiot, który decyduje się na stosowanie nowoczesnych rozwiązań, powinien zwrócić uwagę na ich wpływ na całą organizację. Z jednej strony istnieje ogromna szansa na przyspieszenie procesów, z drugiej pojawiają się realne zagrożenia. Przedsiębiorca ma obowiązek zadbać o ochronę danych osobowych i poszanowanie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Wpisanie podstawowych zasad korzystania z narzędzi AI do regulaminu zapewnia większą przejrzystość. Warto uregulować prawa i obowiązki pracowników, a także sprecyzować, w jaki sposób firma będzie kontrolować prawidłowość użycia takich technologii. Trzeba zwrócić uwagę również na zagadnienia licencyjne, ponieważ niewłaściwe korzystanie z treści chronionych może doprowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i reputacyjnych.

Ryzyka prawne przy korzystaniu z zewnętrznych podmiotów

Trzeba zwrócić uwagę na szczególne ryzyka prawne związane z zamawianiem prac u zewnętrznych podmiotów, zwłaszcza jeśli w procesie powstają utwory w rozumieniu prawa autorskiego. Coraz częściej korzysta się bowiem z narzędzi sztucznej inteligencji, co może prowadzić do ryzyk związanych z naruszeniem praw własności intelektualnej.

Niektóre firmy zlecają tworzenie contentu czy projektów graficznych bez dokładnych ustaleń dotyczących źródeł i sposobu generowania materiałów. Może się wtedy okazać, że użyto elementów, które naruszają prawa autorskie innych twórców. Rozwiązaniem jest jasne opisanie zakresu prac, weryfikacja wykorzystywanych narzędzi oraz wprowadzenie odpowiednich klauzul w umowach z dostawcami usług AI.

Zasady korzystania z AI a wymogi RODO

Szczególną uwagę należy poświęcić zadbaniu o zgodność korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji z wymogami RODO. Każdy system przetwarzający dane osobowe powinien zapewniać odpowiedni poziom zabezpieczeń. Pracownicy powinni wiedzieć, jakich danych nie należy wprowadzać do zewnętrznych algorytmów, by uniknąć wycieku informacji poufnych.

W regulaminie można wskazać procedury anonimizacji czy pseudonimizacji danych. Dobrą praktyką jest też regularny audyt zabezpieczeń. Przy okazji przypomina się, by ewentualne naruszenia były niezwłocznie zgłaszane administratorowi bezpieczeństwa informacji.

Jak stworzyć skuteczny regulamin?

Najważniejsze jest określenie celów i zasad, które będą obowiązywać wszystkich użytkowników narzędzi AI w firmie. Z praktycznego punktu widzenia rekomenduje się:

• Zdefiniowanie uprawnień i zakresu odpowiedzialności pracowników,
• Wskazanie osób lub działów nadzorujących prawidłowość korzystania z AI,
• Ustalenie procedur na wypadek nieprawidłowości lub incydentów bezpieczeństwa,
• Szczegółowe określenie zakazów i ograniczeń związanych z danymi osobowymi i poufnymi.

Dobrze przygotowany regulamin pozwala uniknąć wielu problemów prawnych i wizerunkowych. Przede wszystkim daje pracownikom jasne wytyczne, a kierownictwu firmy gwarancję, że narzędzia AI nie staną się źródłem nieprzewidzianych kłopotów.

W razie wątpliwości odnośnie tego tematu, zapraszam do kontaktu. Z chęcią pomogę i odpowiem na nurtujące Państwa pytania.