Wielu przedsiębiorców w branży informatycznej zastanawia się, jak poprawnie prowadzić rozliczenia podatkowe w IT. Temat bywa szczególnie istotny dla osób, które były zatrudnione na umowe o pracę a następnie postanowiły przejść na jednoosobową działalność gospodarczą.

Z mojego doświadczenia wynika, że wybór właściwej formy opodatkowania jest kluczowy przy współpracy B2B. Wpływa na efektywność finansową i pozwala uniknąć problemów w kontaktach z urzędem skarbowym. Zachęca się do przeanalizowania nie tylko potencjalnych stawek podatkowych, lecz także kosztów towarzyszących całemu procesowi prowadzenia firmy.

Wybór formy opodatkowania

Na początku pojawia się dylemat: skala podatkowa czy podatek liniowy. Skala podatkowa przewiduje dwa progi (17% i 32%), co jest korzystne dla osób o niższych dochodach. Z kolei podatek liniowy utrzymuje stawkę 19% bez względu na wysokość przychodów.
Decyzja o formie opodatkowania wpływa bezpośrednio na wysokość odprowadzanych należności. Trzeba też mieć na uwadze, że przy podatku liniowym nie obowiązują niektóre ulgi, z których mogą korzystać przedsiębiorcy na skali.
W ostatnich latach, wraz z wejściem w życie tzw. Nowego Ładu, popularność zdobywa także ryczałt 12% dla programistów. Przychody uzyskiwane z usług programistycznych opodatkowanie w tej formie oznacza brak możliwości odliczania kosztów, co nie zawsze jest optymalne.
Warto rozważyć, czy przy specyfice działalności IT nie opłaca się jednak odliczanie wydatków służących rozwijaniu biznesu. Warto podkreślić, że każdy przypadek jest inny.

Kluczowe koszty i stawki

Sporo wątpliwości wzbudza temat koszty uzyskania przychodu a PKWiU. W działalności IT nierzadko pojawiają się wydatki na sprzęt, licencje i szkolenia, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, ale wymagają właściwej klasyfikacji.
Ważne jest monitorowanie, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych. Ważne jest też precyzyjne określenie kodów PKWiU, aby uniknąć zarzutów o nieprawidłowe ujmowanie konkretnych usług w rejestrach.
Przedsiębiorca jednoosobowy w IT często korzysta z usług zewnętrznych księgowych, jednak każdą decyzję najlepiej skonsultować także z prawnikiem lub doradcą podatkowym. Pozwala to zapobiec nieporozumieniom wynikającym z różnic interpretacyjnych.
Dodatkowo należy wziąć pod uwagę kwestie VAT. W branży programistycznej stawki VAT zazwyczaj wynoszą 23%, choć mogą pojawić się wyjątki.

Praktyczne wskazówki

Konieczne bywa sprawdzenie, czy forma opodatkowania odpowiada prognozowanym dochodom. Konieczne jest też monitorowanie zmian w przepisach, ponieważ ustawodawca co jakiś czas wprowadza modyfikacje stawek i ulg.
Zdarza się, że programiści rozważają pozostanie przy skali, ponieważ umożliwia to skorzystanie z preferencyjnych rozwiązań w przypadku niższych zarobków. Podatek liniowy bardziej opłaca się przy wyższych dochodach i stosunkowo wysokich kosztach, co trzeba przeliczyć jeszcze przed rozpoczęciem roku podatkowego.
Czasem warto przeanalizować dodatkowe korzyści, takie jak wspólne rozliczenie z małżonkiem, które na skali jest dopuszczalne. Opcja ta nie istnieje w podatku liniowym, co w praktyce bywa decydującym czynnikiem przy wyborze formy.
Z mojego punktu widzenia najważniejsze jest regularne zbieranie wszystkich dokumentów i dowodów poniesionych wydatków. Porządek w księgach pozwala na uniknięcie nieprzyjemnych korekt i sankcji ze strony urzędu.

Podsumowanie

Rozliczenia podatkowe w IT to temat złożony, który wymaga uwzględnienia nie tylko bieżących potrzeb, ale i przyszłych zmian w przepisach. W sytuacji, gdy stawia się na jednoosobową działalność gospodarczą, trzeba wybrać między skalą podatkową a podatkiem liniowym, a także rozważyć ryczałt 12%.
Poza wyborem formy opodatkowania istotne jest prawidłowe identyfikowanie kosztów firmowych oraz właściwe stosowanie kodów PKWiU. Dobrze opracowana strategia pozwala uniknąć problemów i skupić się na rozwoju biznesu.

Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące umowy B2B, jej szczegółów lub potrzebujesz wsparcia prawnego w negocjacjach, zachęcam do kontaktu. Razem przeanalizujemy Twoją sytuację i pomogę wybrać optymalne rozwiązanie.