W mojej pracy z klientami, często spotykam się z pytaniem o istotę umów NDA (Non-Disclosure Agreement). Warto podkreślić, że okres obowiązywania NDA powinien być precyzyjnie określony, ale to nie jedyny kluczowy aspekt tej umowy. Chciałbym również zwrócić uwagę na inne ważne kwestie, takie jak definicja informacji poufnych, kary umowne oraz najczęściej spotykane błędy przy sporządzaniu NDA.

Definicja informacji poufnych

Kluczowym elementem każdej umowy o zachowaniu poufności (NDA) jest definicja informacji poufnych. To właśnie ta część umowy wyraźnie wskazuje, które dane i informacje podlegają ochronie. Aby uniknąć nieporozumień, zalecam odwołanie się do przepisów zawartych w Ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która definiuje tajemnicę przedsiębiorstwa jako informacje o charakterze technicznym, technologicznym, organizacyjnym lub innym, mające wartość gospodarczą. Precyzyjne określenie zakresu informacji jest fundamentem jej skuteczności.

Kary umowne – najskuteczniejszy sposób ochrony

Kolejnym istotnym elementem, o którym wiele osób zapomina, jest zastrzeżenie kary umownej w przypadku naruszenia umowy. Kara umowna to jedyna skuteczna metoda ochrony przed naruszeniem NDA. Jeżeli tego nie zastrzeżemy, to w przypadku sporu obowiązywać będą zasady ogólne Kodeksu cywilnego, co oznacza, że konieczne będzie wykazanie:

• Powstania szkody,
• Wysokości szkody,
• Związku przyczynowego między naruszeniem a szkodą.

To z kolei może prowadzić do długotrwałego i kosztownego procesu sądowego. Dlatego zawsze sugeruję, aby moi klienci uwzględniali w NDA odpowiednie kary umowne.

Najczęściej spotykane błędy w umowach o zachowaniu poufności

Niestety, w praktyce spotykam się z wieloma wadliwie skonstruowanymi NDA. Oto najczęściej występujące problemy:

• Źle zdefiniowany zakres informacji poufnych – zbyt ogólne lub niejasne określenie, co stanowi informację poufną, może prowadzić do sporów. Może wydawać się to dziwne ale spotykałam się z sytuacjami w których informacją poufną było dosłownie wszystko.
• Brak uwzględnienia realiów technicznych – w przypadku współpracy w ramach grupy spółek, warto pamiętać, że pracownicy muszą mieć możliwość przekazywania informacji wewnątrz grupy. W umowie należy wykluczyć spółki z tej samej grupy kapitałowej z obowiązku zachowania poufności, aby współpraca nie została sparaliżowana.
• Dane w chmurze – coraz częściej dane są przechowywane w chmurze, co może generować dodatkowe ryzyka. Umowa NDA powinna brać to pod uwagę i określać zasady przechowywania oraz udostępniania danych w systemach chmurowych.

Problemy z karami umownymi

Jednym z częstszych problemów w praktyce są bardzo wysokie kary umowne. Rażąco wygórowane kwoty mogą naruszać zasady współżycia społecznego oraz równowagę stron, co daje sądowi możliwość miarkowania kary umownej, czyli jej zmniejszenia w przypadku ewentualnego postępowania sądowego. Dlatego warto zadbać o proporcjonalność zastrzeżonych kar.

Warto również pamiętać, że w przypadku naruszenia można zastrzec możliwość potrącenia kary umownej z ostatnim wynagrodzeniem kontrahenta lub pracownika, co pozwoli uniknąć długotrwałych postępowań sądowych. Mówiąc krótko: jeśli potrącimy karę umowną a nasz kontrahent nie zgadza się z tym, to po jego stronie będzie leżeć wytoczenie sprawy sądowej przeciwko nam.

Obowiązek stosowania reguł cyberbezpieczeństwa

W obecnych czasach cyberbezpieczeństwo to nieodłączny element działalności każdej firmy z branży IT. W umowach o zachowaniu poufności warto więc wprowadzić zobowiązania dotyczące przestrzegania standardów bezpieczeństwa IT, co pozwoli lepiej chronić informacje poufne przed nieautoryzowanym dostępem czy wyciekiem danych.

Okres obowiązywania NDA i co dzieje się po jego zakończeniu?

Jak wspomniałam na początku, określenie okresu obowiązywania umowy o zachowaniu poufności jest kluczowe. Umowa taka jest zazwyczaj podpisywana na czas trwania stosunku prawnego oraz na pewien okres po jego zakończeniu. Jeżeli jednak zapomnimy zastrzec termin obowiązywania NDA po zakończeniu współpracy, możemy znaleźć się w sytuacji, w której umowę można wypowiedzieć w każdej chwili.

Dlatego sugeruję, aby w zależności od rodzaju chronionych informacji, zastrzec okres obowiązywania na np. 5 lub 10 lat po zakończeniu stosunku prawnego. Ważnym elementem jest również ustalenie, co ma się stać z danymi po zakończeniu umowy – czy mają one zostać zwrócone, usunięte, czy zachowane w inny sposób.

Podsumowanie

Podsumowując, umowa o zachowaniu poufności jest niezwykle ważnym narzędziem ochrony poufnych informacji w branży IT. Oprócz zastrzeżenia okresu obowiązywania, warto zadbać o precyzyjne zdefiniowanie informacji poufnych, odpowiednie kary umowne oraz uwzględnienie specyfiki współczesnych realiów technicznych, w tym przechowywania danych w chmurze i zasad cyberbezpieczeństwa.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w sporządzeniu umowy o zachowaniu poufności dostosowanej do Twoich potrzeb, zapraszam do kontaktu – chętnie pomogę w zapewnieniu odpowiedniej ochrony dla Twojego biznesu.