W mojej pracy często pojawiają się pytania dotyczące możliwości zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodu w ramach umowy o pracę. Zwykle jest to szczególnie istotne dla osób z branży internetowej i informatycznej, które tworzą oryginalne projekty, programy czy treści chronione prawem autorskim. Warto zatem wiedzieć, jakie konkretnie warunki musi spełniać umowa o pracę, by można było bezpiecznie skorzystać z tej preferencji podatkowej.

Znaczenie wyodrębnienia honorarium autorskiego

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa PIT) wskazują, że 50% koszty uzyskania przychodu mogą być stosowane wyłącznie do tej części wynagrodzenia, która stanowi zapłatę za korzystanie z praw autorskich lub za rozporządzanie nimi. Dlatego umowa o pracę powinna wyraźnie rozdzielać część wynagrodzenia „zwykłego” (za obowiązki nietwórcze) oraz część będącą honorarium autorskim za stworzone utwory.

Jednak samo nazwanie fragmentu pensji „honorarium autorskim” jeszcze nie wystarcza. Konieczne jest dodatkowe wskazanie, za jakie dokładnie dzieło, program czy projekt przyznawana jest ta część wynagrodzenia. Istotne okazuje się więc możliwie szczegółowe opisanie charakteru i rezultatów pracy twórczej.

Rola dokumentacji twórczości w umowie

W orzecznictwie podkreśla się, że nie wystarczy samo oświadczenie, iż pracownik wykonuje pracę twórczą. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 12 marca 2010 r., sygn. akt. II FSK 1791/08, można przeczytać: „(….) jednakże samo oświadczenie pracodawcy i pracownika, stwierdzające, że praca twórcza, bez określenia jej indywidualnych cech istotnych, została wykonana, nie jest wystarczające.” Oznacza to, że kluczowe jest realne wykazanie powstania konkretnego utworu. Cytując dalej przedmiotowy wyrok: „przyjmuje się, że dla zastosowania normy kosztów uzyskania przychodów określonej w art. 22 ust. 9 pkt 3 PDOFizU konieczne jest, by umowa o pracę przewidywała rozróżnienie wynagrodzenia na część związaną z wykonywaniem obowiązków pracowniczych i część honoraryjną, związaną z korzystaniem z praw autorskich za eksploatację dzieła w określony sposób i na określonym polu„.

Zwykle pomocne jest:
– prowadzenie ewidencji projektów lub zadań o charakterze twórczym,
– załączenie do umowy o pracę wzoru dokumentu, na podstawie którego pracownik będzie wyszczególniał powstałe się efekty pracy twórczej.
– opracowanie wzoru dokumentu potwierdzającego przyjęcie utworu,

Wymóg przeniesienia lub korzystania z praw autorskich

Pracownik-twórca musi stworzyć dzieło w rozumieniu ustawy o prawie autorskim. Następnie, w zależności od ustaleń, może dojść do przeniesienia praw na pracodawcę lub do udzielenia mu licencji. Najczęściej stosowaną formą jest tzw. utwór pracowniczy, gdzie prawa przechodzą na pracodawcę z chwilą przyjęcia efektów pracy.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych dotyczącym tzw. Utworów pracowniczych:
„Jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron.”

Z kolei, odnośnie programów komputerowych, jest regulacja znajdująca się w Art. 74 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zgodnie z którą:
„Prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej.”:”

Zgodnie z wyżej wymienionym przepisem pracodawca programisty nabywa autorskie prawa majątkowe w całości już z chwilą ich powstania. Jest to tak zwane pierwotne nabycie praw autorskich przez pracodawcę. Oznacza to, że pracownik-twórca programu komputerowego nie korzysta z praw autorskich, ani nie rozporządza tymi prawami. Co za tym idzie dalej programista w efekcie nie otrzymuje honorarium autorskiego. To ostatnie z kolei wyklucza prawo do zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów do wynagrodzenia programisty.

Powyższe można jednak w umowie o pracę zmienić co wprost wynika z treści wyżej powołanych przepisów. Przykładowo można wprowadzić w umowie klauzulę, że autorskie prawa majątkowe przechodzą na pracodawcę w wyniku odrębnego rozporządzenia (a nie automatycznie z chwilą przyjęcia utworu). Innymi słowy: najpierw prawa pozostają przy pracowniku, a następnie pracownik przenosi je na pracodawcę w ramach wyraźnie określonego honorarium.

Istotne jednak, aby w umowie o pracę lub aneksie do umowy jasno zdefiniować, że przekazanie praw autorskich dotyczy konkretnego utworu, a z nim wiąże się honorarium objęte 50% kosztami.

Warto też zadbać o dodatkowe klauzule dotyczące momentu nabycia praw, gdy w grę wchodzi np. program komputerowy. W przypadku programów może być konieczne szczególne uregulowanie, bo ustawa o prawie autorskim przewiduje pierwotne nabycie tych praw przez pracodawcę, o ile umowa nie stanowi inaczej.

Podsumowanie kluczowych warunków

Umowa o pracę powinna więc zawierać:
– wyraźne wyodrębnienie honorarium autorskiego,
– określenie utworu (lub utworów), za który przysługuje honorarium,
– zapisy wskazujące na moment i zakres przeniesienia praw autorskich w sposób pochodny – opisany w niniejszym artykule,
– możliwość wykazania dowodów potwierdzających, że dzieło rzeczywiście powstało.

Wypełnienie tych wymogów pozwala skutecznie zastosować 50% koszty uzyskania przychodu i korzystać z preferencji podatkowej. Dobrze skonstruowana umowa o pracę to przede wszystkim bezpieczeństwo na wypadek kontroli ze strony organów skarbowych. Oczywiście należy również pamiętać o obowiązku wypełniania pozostałych obowiązków.

W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować jej treść z prawnikiem specjalizującym się w prawie autorskim. Taka praktyka często chroni przed kosztownymi sporami i zapewnia stabilność rozliczeń zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy.