Od lat wspieram klientów w sprawach dotyczących praw autorskich. Jednym z najczęstszych tematów pozostaje możliwość zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów w ramach stosunku pracy. Chociaż ustawodawca i orzecznictwo dopuszczają taką opcję, to diabeł tkwi w szczegółach: odpowiednim sformułowaniu umowy oraz wykazaniu, że realnie dochodzi do stworzenia i przekazania utworu.

Czym jest honorarium autorskie w stosunku pracy

Podstawową zasadą jest to, że 50% koszty uzyskania przychodów można zastosować wyłącznie do tej części wynagrodzenia, która stanowi zapłatę za korzystanie (lub rozporządzanie) prawami autorskimi. W praktyce pracodawca i pracownik powinni więc jasno wyodrębnić w umowie o pracę część „honorarium autorskiego” od zwykłego wynagrodzenia za obowiązki nietwórcze (np. administracyjne, komunikację ze współpracownikami itd.).

Wtórne nabycie

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o prawie autorskim, jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron.

Przed przyjęciem utworu prawa autorskie majątkowe przysługują twórcy. Zatem na skutek przyjęcia utworu pracodawca nabywa w sposób pochodny majątkowe prawa autorskie do utworu. Co za tym dalej idzie, z momentem przyjęcia utworu dochodzi do rozporządzenia majątkowym prawem autorskim. W tym miejscu należy dodatkowo zwrócić uwagę na – odrębną od art. 12 ust. 1 ustawy o prawie autorskim – regulację zawartą w art. 74 ust. 3 tej ustawy. Przepis ten stanowi, że prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej.

Na podstawie tego pracodawca programisty nabywa autorskie prawa majątkowe w całości już z chwilą ich powstania. Jest to pierwotne nabycie praw autorskich przez pracodawcę – zatem twórca programu komputerowego nie korzysta z praw autorskich, ani nie rozporządza tymi prawami. Oznacza to, że programista co do zasady nie otrzymuje honorarium autorskiego, co wyklucza prawo do zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów do wynagrodzenia programisty.

Jednakże, na podstawie powołanego przepisu, kwestia przejścia praw autorskich między programistą a jego pracodawcą może być w umowie o pracę odmiennie uregulowana.

Ustawa o prawie autorskim przewiduje możliwość, aby pracodawca i pracownik uzgodnili w umowie o pracę, iż majątkowe prawa autorskie do programu komputerowego stworzonego (współtworzonego) przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracownikowi, a nie pracodawcy (art. 74 ust. 3). Następnie pracownik może wtórnie przenieść je na pracodawcę. Wówczas następuje powrót do zasady wtórnego nabycia przez pracodawcę majątkowych praw autorskich do programu za odpowiednim wynagrodzeniem i uchylona zostaje – stanowiąca wyjątek od tej zasady – ustawowa regulacja pierwotnego nabycia przez pracodawcę całości majątkowych praw autorskich do programu.

Kryteria stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów

W mojej ocenie kluczowe jest odpowiednie udokumentowanie wszystkich elementów wskazanych w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy PIT. Musimy więc wykazać, że:

• pracownik faktycznie stworzył utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim,
• do przeniesienia (lub korzystania) z praw autorskich doszło w ramach umowy o pracę,
• wynagrodzenie za ten utwór jest wyodrębnione z ogólnej puli i faktycznie stanowi honorarium autorskie.

Nie wystarczy samo oświadczenie w rodzaju „pracownik będzie wykonywał pracę twórczą”. Sąd podkreślił w jednym z orzeczeń, że nie jest wystarczające procentowe określenie czasu pracy przeznaczonego na tworzenie, jeżeli nie wiemy, co konkretnie zostało wytworzone (por. wyr. NSA z 11 marca 2015 r., sygn. akt II FSK 459/13).

Najczęstsze wątpliwości klientów

Przekroczenie limitu kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: wielu obawia się, czy mogą dalej stosować 50% koszty, jeśli zarobki przekroczą wspomniany próg. W takiej sytuacji preferencyjne koszty działają tylko do wysokości tego limitu.

Dokumentowanie twórczości: ewidencja, osobne oświadczenia czy nawet systemy wewnętrzne do rejestrowania dzieł – to wszystko może być przydatne, o ile jest rzetelne i pozwala na późniejszą kontrolę.

Umowa o pracę vs. umowa zlecenie: także przy umowach cywilnoprawnych można zastosować 50% koszty, ale zawsze należy sprawdzić, czy dana aktywność skutkuje powstaniem utworu.

Przykład z życia

Ostatnio doradzałam klientowi, który chciał wdrożyć system rozliczeń dla grafików w firmie. Kluczowe okazało się sporządzenie nowego aneksu do umowy, w którym jasno zapisaliśmy, jaka część wynagrodzenia stanowi honorarium za przekazanie praw autorskich do projektów. Dodatkowo ustaliliśmy jak pracownicy ci będą dokumentowali swoje dzieła. Dopiero takie działania otworzyły drzwi do poprawnego zastosowania 50% KUP.

Podsumowanie

W dobrze skonstruowanej umowie o pracę można zyskać realną korzyść podatkową, o ile umowa jasno definiuje i wyodrębnia część wynagrodzenia za prace twórcze. Jednak zawsze warunkiem koniecznym jest realne istnienie utworu i jego przekazanie na rzecz pracodawcy (w tym możliwość udokumentowania tej kwestii). Bez tego preferencyjne rozliczenie podatkowe naraża nas na spór z organem skarbowym.