Umowa o zachowaniu poufności

Umowa o zachowaniu poufności, często nazywana Non-disclosure agreement (w skrócie NDA) coraz częściej pojawia się w pytaniach jakie otrzymuję. Czym ona jest? Czy jej podpisanie jest konieczne? Na te i wiele innych pytań postaram się odpowiedzieć w niniejszym artykule.

Informacje poufne

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) powinna przede wszystkim zawierać dokładny opis tego, co strony rozumieją przez informacje poufne. Oczywiście tymi informacjami nie może być wszystko.
W umowie takiej należy wskazać, jakich informacji i danych będzie dotyczyła poufność. Przykładowo mogą to być informacje o klientach, informacje dotyczące faktu  powierzenia realizacji zlecenia, korespondencja z klientami,  wiadomości mailowe pracowników lub  współpracowników, dane zgromadzone na serwerach, konta oraz hasła pracowników lub współpracowników, treści umów z klientami, bazy danych zawierające dane, dokumenty projektowe, dane finansowe, analizy, dane techniczne, oferty handlowe.

W zależności od konkretnego przypadku dane te mogą być inne ale należy je określić.

Podmiot otrzymujący informacje musi zobowiązać się, że wykorzysta przekazane mu informacje wyłącznie w celu wskazanym w umowie w związku, z którą umowa o zachowaniu poufności jest podpisywana.

Czas trwania

Obowiązek zachowania poufności powinien obowiązywać nie tylko w czasie trwania umowy, której dotyczy, ale również po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.

Okres po rozwiązaniu czy wygaśnięciu umowy powinien być wpisany jako czas określony, przez który tajemnica ma być chroniona. Warto również zastrzeżec w umowie możliwości przedłużenia tego okresu po jego upływie.

Naruszenia obowiązku poufności

Postanowienia określające skutki naruszenia zobowiązania do poufności pozwalają realnie zabezpieczyć interesy strony. 

Jeżeli chodzi o to co grozi stronom w przypadku naruszenia umowy o zachowaniu poufności to zależy to przede wszystkim od ich woli i ich wzajemnych ustaleń. 

Często jedyną sankcją za naruszenie umowy o zachowaniu poufności jest odszkodowanie za ujawnienie informacji poufnej (art. 471 k.c.). Wysokość odszkodowania będzie uzależnioną od wysokości poniesionej szkody. W praktyce jest to dość trudne do udowodnienia przed sądem bowiem konieczne będzie wykazanie nie tylko, że doszło do naruszenia umowy ale także konieczne będzie by udowodnić, że została poniesiona szkoda (i w jakiej wysokości) oraz zaistnienie związku przyczynowego istniejącego pomiędzy naruszeniem, a powstałą szkodą.

Możliwe jest również zastrzeżenie kary umownej, którą w praktyce łatwiej dochodzić przed sądem. Wprowadzenie do umowy kar umownych za naruszenie obowiązków umowy, pozwala na to, że strona ujawniająca będzie musiała wykazać przed sądem jedynie, że doszło do naruszenia umowy bez konieczności udowodnienia, że została poniesiona szkoda.

W przypadku zastosowania kar umownych, należy zastrzec w umowie możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego karę umowną w przypadku, gdy jej wysokość jest niewystarczająca na pokrycie szkody. W przeciwnym wypadku będzie to niemożliwe.

Co bardzo ważne, a często się o tym zapomina: umowa o zachowaniu poufności powinna zastrzegać możliwość natychmiastowego rozwiązania umowy, w związku z którą została podpisana, w przypadku naruszenia obowiązku poufności. Umożliwi to szybkie zakończenie współpracy z osobą, która bezprawnie wykorzystuje informacje o firmie. 

Należy również pamiętać, że pozostaje jeszcze odpowiedzialność osoby ujawniającej, która wynika z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Wyłączenia

Są sytuacje w których umowa o poufności przestaje obowiązywać. 

Jest tak między innymi gdy informacja poufna staje się powszechnie znana, oczywiście gdy nie mamy do czynienia z naruszeniem umowy przez zobowiązanego (co stanowi jej naruszenie). 

Nadto do ujawnienia informacji poufnych zobowiązany może zostać zmuszony, gdy jest to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa lub obowiązek ujawnienia informacji zostanie nałożony przez prawomocne orzeczenie sądu, wiążącą decyzję organu administracji publicznej lub innego podmiotu publicznego. 

W związk z tym warto jest zastrzec w umowie, że w takim przypadku strona ujawniająca powinna zostać poinformowana o tej okoliczności, a informacje poufne mogą być ujawnione przez zobowiązanego tylko w niezbędnym zakresie i oznaczone jako objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Warto zastrzec także dla strony ujawniającej (o ile jest to dopuszczalne) możliwość występowania w charakterze opiniodawczym w ewentualnej korespondencji zobowiązanego z sądem lub innym organem.

Po zakończeniu umowy

W umowie o zachowaniu poufności należy wpisać, że w przypadku zakończenia świadczenia usług druga strona zwróci stronie ujawniającej wszelkie dokumenty i inne materiały, a zwłaszcza dokumenty i materiały oraz inne dane uzyskane w trakcie świadczenia usług stanowiące Informacje Poufne, jakie otrzymała w czasie świadczenia usług, w związku lub przy okazji ich wykonywania w oznaczonym terminie. Oczywiście o ile ten zwrot jest możliwy.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *