Umowa o zachowaniu poufności (NDA) może być potężnym narzędziem, pozwalającym stronom chronić poufne informacje, know-how i tajemnice handlowe.
Ważne jest, aby wiedzieć, kiedy konieczne jest podpisanie NDA i dlaczego. 

Podpisanie dobrej umowy NDA, powinno gwarantować stronom, że poufne informacje będą utrzymywane przez nie w tajemnicy, a nadto zawierać ochronę prawną w przypadku naruszeń tych postanowień. W wielu przypadkach NDA jest używany do ochrony informacji zastrzeżonych w transakcjach biznesowych, takich jak fuzja lub przejęcie. Może być również stosowany do ochrony wrażliwych i poufnych informacji przekazywanych między dwiema stronami w umowie, takiej jak umowa o partnerstwie. NDA są również używane do ochrony poufnych informacji dzielonych między pracodawcami i pracownikami. W każdym przypadku ważne jest, aby zrozumieć zakres i cel NDA przed podpisaniem go w celu zapewnienia, że wszystkie strony są odpowiednio chronione.

Co to jest umowa o nieujawnianiu informacji poufnych (NDA)?

NDA jest umową, która zapewnia wszystkie strony zaangażowane w kontrakt, że wszelkie poufne lub wrażliwe informacje wymieniane między nimi przed podpisaniem jak i w trakcie trwania kontraktu pozostaną poufne i prywatne. Daje to stronom zaangażowanym w kontrakt gwarancje, że określone informacje nie będą udostępniane nikomu innemu, kto nie ma prawa wiedzieć i/lub kto nie ma potrzeby znać tych informacji. NDA może być bardzo skuteczna w ochronie wrażliwych i poufnych informacji firmy, takich jak jej strategia biznesowa, rozwój nowych produktów, plany marketingowe, informacje o klientach, informacje o dostawcach i inne zastrzeżone informacje. NDA może być również wykorzystana do ochrony tożsamości osób, które są związane z firmą, takich jak pracownicy, kierownictwo i konsultanci.

Kiedy należy podpisać NDA?

Zanim jakakolwiek informacja zostanie ujawniona pomiędzy dwoma stronami, ważne jest, aby rozważyć, czy NDA powinna zostać podpisana. 

NDA powinno być podpisane w następujących sytucjach: 

• Zawsze, gdy partnerzy biznesowi omawiają swoje relacje biznesowe i współpracę a nadto warunki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. 
• W każdym przypadku, gdy pracownicy są zatrudnieni do pracy nad projektem lub otrzymują konkretne zadania do wykonania w organizacji. 
• NDA może być podpisane przez pracowników i pracodawców w celu ochrony wrażliwych i poufnych informacji dzielonych między stronami w ramach stosunku pracy, w tym rozwoju produktu, planów marketingowych, oświadczeń o zarobkach, planów rozwoju oraz informacji o klientach i dostawcach.
• NDA jest ważne, aby chronić wrażliwe i poufne informacje dzielone między stronami w ich relacjach biznesowych, w tym szczegóły dotyczące kosztów, prognozy przychodów, plany marketingowe, oświadczenia o zarobkach oraz informacje o klientach i dostawcach.

Co powinno być zawarte w NDA?

Następujące informacje powinny być zawarte w NDA: 

• Nazwa strony ujawniającej; 
• Nazwa strony otrzymującej;  
• Kategoria informacji, która jest ujawniana – ponieważ określa rodzaj informacji, które strona ujawniająca chce chronić. 
• Konkretny rodzaj informacji, która jest ujawniana. Jest on ważny, ponieważ zawęża zakres chronionych informacji.
• Okres obowiązywania umowy – ponieważ określa limit czasowy umowy, co może być pomocne w przypadku powstania sporu i konieczności wcześniejszego rozwiązania umowy z jakiegoś powodu. 
• Lokalizacja geograficzna (lokalizacje), w których umowa będzie obowiązywać. Jest ona ważna, ponieważ określa obszar (obszary), w których strona ujawniająca chce być chroniona przed ujawnieniem informacji bez zgody.
• Data zakończenia umowy, jeśli dotyczy.

Jakie są korzyści z podpisania NDA?

Kiedy NDA jest prawidłowo przygotowane, zapewnia następujące korzyści dla stron zaangażowanych w kontrakt:  

• Określa oczekiwania wobec strony otrzymującej w zakresie:
  • zachowania poufności udostępnianych informacji. 
  • niewykorzystywania ujawnionych informacji w jakimkolwiek innym celu niż cel umowny,
  • nieujawniania informacji żadnej innej stronie, 
  • zwrotu informacji stronie ujawniającej po zakończeniu umowy,
  • zapłacenia wszelkich stosownych grzywien i kar w przypadku niespełnienia oczekiwań określonych w umowie.
• Chroni stronę ujawniającą przed przyjęciem przez stronę otrzymującą ujawnionych informacji, zmianą informacji, a następnie wykorzystaniem jej dla własnych korzyści.

Jakie są zagrożenia wynikające z niepodpisania NDA?

Największe ryzyko związane z niepodpisaniem NDA to ryzyko, że informacje, które są ujawnione między stronami, zostaną wykorzystane przez stronę otrzymującą dla własnych korzyści. Nie można również tracić z pola widzenia ryzyka, że strona otrzymująca po prostu nie zachowa poufności ujawnionych informacji i przekaże je dalej. 

Kolejnym ryzkiem płynącym z niepodpisania NDA to ryzyko, że strona otrzymująca nie zwróci ujawnionych informacji stronie ujawniającej, jeśli tak strony uprzednio ustaliły. 

Ponadto wskazania wymagą takie ryzyka, jak: 

• Ryzyko, że strona otrzymująca wykorzysta ujawnione informacje w innym niewłaściwym celu,
• Ryzyko, że strona otrzymująca nie zapłaci żadnych stosownych grzywien i kar, w sytuacji gdy ujawni informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa.

Jak stworzyć skuteczną umowę o zachowaniu poufności?

Zapisy NDA zazwyczaj są ustandaryzowane, aby zapewnić, że wszystkie strony umowy, niezależnie od miejsca ich siedziby, są odpowiednio chronione. Każda jurysdykcja jednak ma swoje własne prawa, które regulują NDA, w tym niezbędne elementy NDA, więc ważne dla każdej ze stron jest, aby przestrzegane były prawa jej własnej jurysdykcji. 

Przy tworzeniu NDA ważne jest, aby wziąć pod uwagę następujące wskazówki: 

– Określenie stron i zdefiniowanie ról stron; 

– Określenie informacji poufnych i warunków utrzymania ich w poufności; 

– Określenie celu ujawnianych informacji; 

– Ustalenie długości umowy i daty jej rozwiązania, jeśli ma to zastosowanie; 

– Określenie obowiązków stron, w tym tego, co strona otrzymująca może zrobić z informacjami; 

– Określenie obowiązków stron, w tym tego, co strona ujawniająca może zrobić z informacjami.

Co się stanie, jeśli NDA zostanie naruszone?

Jeżeli NDA zostanie naruszone, strony zaangażowane w kontrakt mogą egzekwować warunki kontraktu poprzez podjęcie działań prawnych przeciwko stronie naruszającej. W wielu przypadkach sądy nałożą grzywny, odszkodowania i/lub inne kary na stronę naruszającą. Sąd może również wydać nakaz sądowy, który kieruje stronę naruszającą do zaprzestania nielegalnego działania.

Jak egzekwować przestrzeganie NDA?

NDA są często używane jako narzędzie do rozwiązywania sporów pomiędzy stronami, które czują, że zostały skrzywdzone przez drugą stronę. W takich przypadkach umowa o zachowaniu poufności jest wykorzystywana jako środek do rozwiązania sporu. Istnieje kilka sposobów egzekwowania przestrzegania NDA. Należą do nich: 

– Negocjowanie ugody; 

– Podjęcie próby mediacji; 

– Wniesienie pozwu przeciwko stronie naruszającej;

– Wniesienie pozwu przeciwko osobie trzeciej, która odniosła korzyść z ujawnionych informacji.

Jak długo trwa NDA?

Czas trwania NDA może być różny w zależności od treści umowy i sytuacji w jakiej została zawarta. Nie ma jednej standardowej długości trwania NDA. NDA mogą być sporządzane jako umowy krótkoterminowe, które trwają przez kilka miesięcy lub jako umowy długoterminowe, które trwają przez kilka lat. W obu scenariuszach NDA może zostać zmodyfikowana lub rozwiązana w dowolnym momencie przez każdą ze stron, o ile strony tak wcześniej uzgodniły w jego treści lub też za wspólnym porozumieniem – w zasadzie w każdej chwili.

Jakie inne rodzaje umów są związane z NDA?

Najczęściej umowy o zachowianiu poufności (NDA) są podpisywane w przypadku zawierania: 

– Wszelkich umów biznesowych, 

– Umów partnerskich, 

– Przy fuzjach i przejęciach, 

– Gdy mają miejsce wspólne przedsięwzięcia, 

– W przypadku rozwoju nowych produktów, 

– Przy podpisaniu umów o pracę.

Wnioski.

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) jest umową, która zapewnia wszystkie strony zaangażowane w kontrakt, że wszelkie poufne lub wrażliwe informacje wymieniane w trakcie trwania kontraktu pozostaną poufne i prywatne. Daje to wszystkim stronom zaangażowanym w kontrakt pewność, że pewne informacje nie zostaną udostępnione nikomu innemu, w tym nie zostanie udostępnione podmiotom, które nie mają prawa wiedzieć i/lub kto nie ma potrzeby znać tych informacji.