W polskim prawie istnieją dwie podstawowe formy zabezpieczania informacji poufnych: umowa o zachowaniu poufności (NDA, Non-Disclosure Agreement) oraz oświadczenie o zachowaniu poufności. Choć oba dokumenty mają na celu ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa lub innych informacji poufnych, różnią się one zakresem, formalnością i okolicznościami, w których są stosowane.

1. Umowa o zachowaniu poufności (NDA)

Umowa o zachowaniu poufności to formalny kontrakt między dwiema lub więcej stronami, w którym jedna lub wszystkie strony zobowiązują się do nieujawniania określonych informacji. Może mieć charakter jednostronny (jedna strona przekazuje informacje drugiej) lub dwustronny (obie strony przekazują sobie informacje i zobowiązują się do ich nieujawniania). Umowa ta może mieć nawet charakter wielostronny (dwie lub więcej stron umowy).

Kiedy stosuje się umowę o zachowaniu poufności?

Umowa NDA jest stosowana, gdy następuje:

• Przekazanie tajemnic przedsiębiorstwa – na przykład w sytuacji, gdy dwie firmy negocjują współpracę, fuzję lub przejęcie i muszą udostępnić informacje na temat swojej działalności.
• Współpraca z podwykonawcami lub partnerami biznesowymi – gdy firma dzieli się kluczowymi informacjami, takimi jak technologie, procesy produkcyjne, strategia marketingowa itp.
• Rekrutacja pracowników na wysokie stanowiska – kiedy pracownik ma dostęp do informacji, które mogą być wrażliwe lub istotne z punktu widzenia konkurencji.
• Badania i rozwój – gdy firmy lub jednostki naukowe dzielą się wynikami badań, projektami, patentami lub prototypami.

Co powinna zawierać umowa NDA?

• Definicja informacji poufnych – co dokładnie stanowi tajemnicę.
• Okres obowiązywania umowy – czas, przez jaki strona ma obowiązek chronić informacje.
• Zobowiązania stron dotyczące poufności.
• Ewentualne kary za naruszenie postanowień umowy.
• Zasady zakończenia umowy i co dzieje się z informacjami po jej zakończeniu (np. ich zwrot lub zniszczenie).

2. Oświadczenie o zachowaniu poufności

Oświadczenie o zachowaniu poufności to jednostronne zobowiązanie osoby (np. pracownika, kontrahenta), że nie będzie ujawniać informacji poufnych. Ma ono mniejszą formalność niż pełnoprawna umowa, choć w praktyce może spełniać podobną funkcję.

Kiedy stosuje się oświadczenie o zachowaniu poufności?

Oświadczenie jest stosowane najczęściej w mniej skomplikowanych sytuacjach lub tam, gdzie relacje są krótkoterminowe lub o niższym stopniu zaufania:

• Pracownicy na stanowiskach o ograniczonym dostępie do informacji – np. pracownicy niższego szczebla, którzy mogą mieć dostęp do części informacji poufnych, ale nie do kluczowych tajemnic przedsiębiorstwa.
• Podwykonawcy lub usługodawcy – w ramach krótkoterminowych zleceń, gdzie istotna jest ochrona podstawowych informacji (np. danych klientów, projektów marketingowych).
• Jednorazowe zlecenia – np. w przypadku podpisania umowy na wykonanie jednej usługi lub projektu, po której zakończeniu relacja się kończy.

Co zawiera oświadczenie o zachowaniu poufności?

• Jednoznaczne oświadczenie o zobowiązaniu się do nieujawniania określonych informacji.
• Określenie czasu obowiązywania zobowiązania.
• Opis informacji, które mają pozostać poufne.

Kluczowe różnice:

• Umowa NDA to pełnoprawny kontrakt, który reguluje szczegółowo obowiązki obu stron, zwykle dotyczy bardziej złożonych i długoterminowych relacji.
• Oświadczenie jest bardziej jednostronne i mniej formalne, może być stosowane w mniej skomplikowanych sytuacjach.

W praktyce wybór między umową a oświadczeniem zależy od wagi informacji, które mają być chronione, oraz od charakteru relacji między stronami. W przypadku skomplikowanych negocjacji biznesowych, współpracy przy projektach badawczo-rozwojowych czy dostępu do kluczowych tajemnic przedsiębiorstwa bardziej odpowiednia będzie umowa o zachowaniu poufności. Z kolei oświadczenie może być wystarczające w prostszych, krótkoterminowych relacjach lub gdy dostęp do informacji nie jest kluczowy.

Zapraszam do kontaktu – z przyjemnością odpowiem na pytania i pomogę w dobraniu odpowiednich rozwiązań prawnych dla Twojej firmy.